ابزار آپلود

محمد امامی: سهولت ارتباطات در سازمان یكی از ضرورت هایی است كه سازمان های پویا و مدیران آگاه هرگز از آن غفلت نمی كنند. جریان یافتن انواع ارتباطات سهل و آسان كاركنان با یكدیگر، مدیران با یكدیگر، كاركنان و مدیران با یكدیگر، اعضای سازمان با افراد و گروه های خارج از سازمان و ... می تواند فعالیت های سازمان را در رسیدن به اهداف خود روان و ساده ساخته و در این فرایند همه از كار خود و نتایجی كه حاصل می شود لذت ببرند.
گرچه ارتباطات از طریق سامانه های شبكه ای، ویدیوكنفرانس، تله كنفرانس، نشریه داخلی و اقدامات متنوع اطلاع رسانی در سازمان از اهمیت خاصی برخوردار است ، اما در این مجال قصد داریم بیشتر به زمینه ها و پیش نیازهای ارتباطات چهره به چهره فردی و جمعی در سازمان بپردازیم.
یكی از زمینه هایی كه برای این جریان ارتباطی در سازمان ضرورت دارد، فضاهای مناسبی است تا امكان برقراری چنین ارتباطاتی را فراهم سازد.


گرچه بسیاری از سازمان ها فضای لازم را برای برقراری ارتباطات فردی تامین می نمایند، اما گاهی مشاهده می شود برخی سازمان ها بدون توجه به چنین نیازی، از پیش بینی، تدارك و تجهیز فضاهای لازم برای برقراری ارتباطات چندنفره، گروهی و نشست های جمعی كوچك و بزرگ غفلت می ورزند.
برقراری نشست های جمعی، با حضور مسئولان یا كاركنان یك حوزه یا كاركنان و مدیران چند حوزه با یكدیگر، نقش بسزایی در ایجاد هماهنگی در سازمان دارد، لذا افزون بر اینكه مدیران باید نسبت به اجرای دو وظیفه مهم مدیریت كه «ارتباطات» و «هماهنگی» می باشد توجه كافی داشته باشند، به نظر می رسد باید نسبت به زمینه ها و امكانات فیزیكی لازم برای برقراری ارتباطات و هماهنگی در سازمان نیز حساس بوده و تسهیلات آن را فراهم آورند.
برخی ارتباطات به فضاهای خلوت و بدون سر و صدا و ایمن از لحاظ انتقال صدا نیاز دارد تا افراد با اطمینان از ایمن بودن آن، به راحتی بتوانند به اهداف ارتباطی خود نایل شوند.
برخی ارتباطات، با توجه به ویژگی های محتوایی و زمانی،  به فضاهای كافی متناسب با تعداد ارتباطگران یا حاضران در نشست، تسهیلات رفاهی نظیر نور، وسایل سرمایشی و گرمایشی، میز مناسب، صندلی راحت، ایزوله بودن از نظر صدا، آب خوردن نیاز دارد.
برخی ارتباطات متناسب با نوع و اهداف آن به ابزارهای ارتباطی و كمك ارتباطی خاصی نیاز دارد. برخی از این نیازها   عبارتند از: كاغذ، قلم، تلفن، سیستم صوتی، رایانه و نرم افزارهای خاص، امكان ارتباطات شبكه ای و دسترسی به اینترانت و اینترنت، سیستم ویدیو دیتا پروژكتور، ویدیوكنفرانس، پرده اسلاید، پرده های تاریك كننده فضای اتاق، میكروفون های ثابت، بی سیم و سیار، چراغ های لیزری، وایت برد و ماژیك و تخته پاك كن، سیستم ضبط صوت و تصویر  و ...
تمهیدات لازم برای هر یك از انواع ارتباطات در سازمان می‌تواند زمینه ی مناسبی را برای ارتباط موثر فراهم آورد و فرد و سازمان را به تحقق اهداف نزدیك سازد و غفلت از این مهم به ناكارآمدی ارتباطات منجر شده و آن را بی تاثیر می سازد.
در عصری كه فناوری های متنوع و متعدد ارتباطات و اطلاعات عرصه های گوناگون حیات اجتماعی ما را درمی نوردد، افزون بر ضرورت شناخت و به كارگیری این فناوری ها، از یادنبردن اهمیت ارتباطات چهره به چهره و تجهیز سازمان ها به امكانات مورد نیاز این فرایند معجزه گر ، ضرورتی غیر قابل انكار است كه غفلت از آن آثار نامطلوبی برجای خواهد گذاشت.